La communication visuelle dans la gestion de projet : Management Visuel

“Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours”.

Napoleon Bonaparte - Image du buste

Cette citation de Napoléon Bonaparte en dit long. En effet, l’être humain enregistre 80% d’un message visuel contre seulement 11% d’un message oral.

À la base de chaque chose, en entreprise, ou dans la vie de tous les jours, se trouve la communication. Qu’elle soit verbale, non verbale, corporelle ou visuelle, une mauvaise communication mène à une incompréhension et celle-ci conduit toujours à un dysfonctionnement. Pour qu’un projet aboutisse et que sa réalisation se passe dans les meilleures conditions possibles, il faut investir dans la communication – qu’elle soit interne ou externe – afin de mieux se comprendre et d’éviter les incompréhensions. L’une des origines d’une mauvaise gestion de projet est une mauvaise communication.

Outil de management LEAN, la communication visuelle dans la gestion de projet est devenue essentielle et primordiale. Elle repose sur un ensemble d’affichages et d’indicateurs visuels, positionnés à des endroits clés dans l’espace de travail et mis à jour quotidiennement. Son but est de contribuer à une bonne communication au sein d’une équipe, en rappelant l’objectif commun, les tâches à réaliser, les possibles difficultés à surmonter, tout en responsabilisant et en impliquant chaque membre du groupe.

Voici quelques principes du management visuel, afin de mieux comprendre ses valeurs, et son efficacité.

1. Qualité et précision

Vous le savez surement déjà, trop d’information tue l’information.

Pour une communication visuelle réussie, il faut être concis : communiquer des informations utiles et pertinentes sur l’avancée du projet. Celles-ci doivent être compréhensibles pour tous et visibles par tous.

De ce support de communication devra ressortir l’activité globale de l’équipe, les flux d’activités en cours et à venir, les tâches prioritaires, les points forts et les points faibles, les entraves possibles…Supprimer le superflu pour ne garder que l’essentiel. Que ce soit les tâches à effectuer, les difficultés à surmonter, les processus à suivre… sélectionnez les informations importantes pour votre projet et communiquez-les.

Afin de suivre l’avancement du projet en temps réel, un responsable de l’équipe devra mettre à jour, quotidiennement, les informations affichées à la vue de tous.

Aussi, une belle présentation, agréable au regard, offrira une vision claire de l’avancement du projet.

Cette méthode a un impact immédiat, puisqu’elle favorise la décentralisation : le collaborateur sait directement ce qu’il a à faire. Il est donc plus autonome et peut s’organiser comme il le souhaite.

2. Partage et transparence

Pour faire du bon travail et atteindre les objectifs voulus, chaque membre de l’équipe doit être impliqué et avoir accès à l’information.

En ayant, “en visu”, l’avancement des tâches à accomplir, l’équipe comprend qu’elle travaille sur un objectif commun et se donne les moyens d’y parvenir. Votre tableau doit être placé stratégiquement, à la vue de tous.

Aussi, en affichant publiquement les données, l’équipe a accès à toutes les informations nécessaires au bon déroulement du projet et fait gage de transparence envers les autres collaborateurs.

3. L’esprit collaboratif

On utilise le management visuel lorsqu’il y a une activité collective à effectuer. Sont donc mis en avant la synergie et l’efficacité de l’équipe.

Chaque collaborateur voit donc ses progrès, prend conscience de la portée de ses actions et peut faire preuve d’engagement sur le projet.

Pour que cela fonctionne, le chef de projet en charge doit absolument mettre chaque membre de son équipe à l’aise, en instaurant un rapport de confiance. Chaque membre a ses tâches, ses responsabilités, mais aussi le droit de s’exprimer et de donner ses suggestions sur la communication visuelle par exemple.

Plus qu’un simple outil de gestion de projet, le management visuel est un véritable environnement de travail, qui permet à chaque membre d’une équipe d’avoir une vision claire et globale du projet sur lequel il travaille, de comprendre où il se positionne, de s’engager et de se responsabiliser, dans l’objectif d’un projet réussi !