Le business case : outil incontournable de la gestion de projet

Le business case, en français “étude d’opportunité”, est un outil de gestion de projet.

À ne pas confondre avec le business plan, le business case intervient en amont de toute prise de décision. Il permet de mener une analyse préalable qui évalue les bénéfices financiers et non financiers, les coûts, les délais, et les risques possibles du projet en question. Document incontournable à la prise de décision, il calcule la rentabilité de votre projet et évalue l’impact de son investissement.

Business Case Decision - Chess

Mais alors comment s’y prendre pour rédiger un business case de qualité?

Business case : les 4 questions à aborder

Pour être complet, le business case doit répondre à quatre questions : Quoi? Pourquoi? Qui? Combien?

  • Quoi : Quelle est l’activité que l’on désire apporter à l’entreprise? Quelles sont les processus que l’on souhaite changer au sein de celle-ci? Pour bien répondre à cette question, il faut comprendre et analyser la situation actuelle de l’entreprise, afin de proposer un projet adéquat, qui permettra d’améliorer son activité en répondant à un besoin spécifique.
  • Pourquoi :  Répondre à la question “Pourquoi” est primordiale, puisque c’est ici qu’on explique pourquoi notre projet doit être choisi. Soyez clair et précis et expliquez pourquoi votre projet est essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise. Quelles sont les objectifs, les enjeux et les bénéfices que votre projet apportera au sein de la société? Les bénéfices représentent tous les avantages que le projet peut apporter, qu’ils soient financiers ou non.
  • Qui : Le porteur de projet, celui qui rédige le business case, doit prouver aux sponsors qu’il est la bonne personne pour faire cette demande. En lisant cette partie du business case,le sponsor doit être convaincu que cette équipe est la meilleure pour réaliser le projet en question. Le porteur de projet doit donc mettre en avant son équipe et ses qualités. Il doit également détailler les ressources qu’elle a à sa disposition et les moyens humains qui seront à déployer pour répondre aux objectifs donnés et mener à bien la réalisation du projet!
  • Combien: Quel est l’investissement dont vous avez besoin pour réaliser ce projet? Les décisionnaires, après avoir pris connaissances de votre proposition de projet, ont besoin de savoir le coût estimé.Business Case Decision - Gauche ou Droite?

Quelques conseils pour réussir son Business Case

  • Afin d’apporter des solutions efficaces et en adéquation avec votre entreprise, prenez connaissance de son historique, de sa politique et du contexte actuel. Pour vous aider, de nombreux outils d’analyse stratégique sont mis à disposition comme par exemple l’analyse PESTEL, ou encore l’analyse SWOT.
  • Pour fixer des objectifs réalistes, suivez la méthode SMART. Vos objectifs doivent être Spécifiques, c’est à dire personnalisés et en lien direct avec l’équipe, Mesurable, qu’on puisse le quantifier ou le qualifier, Atteignable, c’est à dire acceptable, ambitieux et réalisable. Vos objectifs doivent également être Réalistes et Temporellement défini. Une date butoir permet de définir le ou les objectifs dans le temps.
  • Priorisez vos solutions en fonction de l’analyse que vous avez faites au préalables. Quelles sont les solutions qui répondent le mieux à votre problématique? Vous pouvez également recommander la solution qui vous paraît la plus appropriée. Le sponsor du projet sera décisionnaire.

Félicitations! Si votre projet est retenu, le sponsor décidera de la solution la plus viable, qui deviendra l’objectif de projet. Il devra nommer un chef de projet pour superviser votre projet qui prend enfin forme dans la réalité!